Cómo mejorar sus habilidades de videoconferencia
Si alguna vez has participado en una videoconferencia, sabes lo difícil que puede ser. Sólo tienes pistas visuales, así que tus habilidades de comunicación no verbal entran en juego. Es casual que te sientas nervioso por tu apariencia y tu visibilidad ante los participantes en la llamada.
Pero con la práctica, cualquiera puede mejorar sus habilidades de videoconferencia y volverse más natural al hablar con otros a travéz del vídeo. Tanto si eres nuevo en esto de las videoconferencias como si te apetece repasar tus habilidades, este artículo te dará algunos consejos y trucos que te ayudarán a que tu próxima llamada sea más productiva y libre de estrés.
La confianza es la clave
¿Confías en la persona con la que haces la videoconferencia? Si no es así, es presumible que estés más estresado y seas menos eficaz. Así que, ante todo, tienes que confiar en la persona con la que haces la videoconferencia. Si no conoces bien a las personas, es trascendental que te tomes unos minutos para inventar esa confianza antes de empezar la teleconferencia.
Para ello, sigue los siguientes consejos, como hallarse puntos en común y colaborar información personal. Si vas a realizar una videoconferencia con tu pareja o con un colega con el que sueles trabajar, posiblemente no tengas que preocuparte por engendrar confianza. Pero si haces una videoconferencia con clientes, proveedores u otras personas que no conoces, te conviene seguir algunos de estos consejos para propagar esa confianza.
Cuida tu postura y tu lenguaje corporal
En primer lugar, ¿qué llevas puesto? ¿Llevas una camiseta, una camisa abotonada o un jersey? ¿Qué tienes en la mesa detrás de ti? Si vas a realizar una videoconferencia con clientes, deberás asegurarte de que tu aspecto es profesional. Casi todo lo que hagas y lleves puesto lo verán los demás participantes en la llamada.
Así que si te sientas en una posición extraña, tus clientes lo verán. Si estás masticando chicle, también lo verán. Si tienes una taza de café delante de la cara, las personas de la llamada también lo verán.
Pero más allá de lo que lleves puesto y sostengas, también debes prestar atención a tu postura. ¿Te apoyas en la mano? ¿Estás encorvado? ¿Qué dice tu lenguaje corporal? Para ayudarte con estas cosas, pon un pequeño cuaderno y un bolígrafo en la mesa que tienes delante. newtech.com.ar/conectate-a-tus-reuniones-de-video-a-traves-de-la-computadora-portatil-con-logitech-swytch/ Así evitarás estar inquieto y te asegurarás de sustentar la conversación.
El zoom y la calidad del micrófono son importantes
Muchos sistemas de videoconferencia tienen micrófonos integrados y funciones de zoom digital. Algunos también tienen cámaras virtuales que te permiten alternar entre las cámaras. Si tienes esta posibilidad, puedes elegir que los participantes se acerquen sólo a sus caras y que tú te alejes para que puedan ver todo tu cuerpo.
Esta puede ser la mejor opción si estás en una sala grande donde el micrófono de tu ordenador puede captar demasiado ruido ambiental. Dependiendo de tu sistema de videoconferencia, también puede haber una forma de ajustar los niveles del micrófono. También puedes hacer algunas cosas para mejorar la calidad de tu micrófono.
Colócate frente al ordenador de forma que el micrófono esté lo más cerca admisible de tu boca. Evita la ropa con tejidos estridentes, como el terciopelo, e intenta minimizar el ruido de fondo.
No te olvides de respirar
Cuando estás en una videoconferencia, es factible que te olvides de respirar de vez en cuando. Todo el mundo se emociona demasiado y se olvida de tomarse un momento para respirar.
Puede que sientas que tienes que decir todo lo que tienes que decir inmediatamente, pero no es así. Tómate un respiro entre cada frase o idea. Te ayudará a recordar que debes respirar, y también ayudará a los demás participantes en la llamada a recordar también.
Si puedes, intenta estar atento antes de que empiece la llamada. Busca un lugar tranquilo y tómate unos minutos para respirar y relajarte. Esto puede ayudarte a tomarte esos minutos para respirar al principio de la llamada y te ayudará a mantenerte relajado y concentrado todo el tiempo.
Conozca el diseño de su pantalla
Querrás asegurarte de que el diseño de tu pantalla es limpio y no te distrae demasiado. Es arriesgado que quieras silenciar tu ordenador si hay demasiado ruido o elementos visuales en la pantalla. Si hay demasiados elementos visuales en la pantalla, los demás participantes en la llamada no podrán ver tu cara.
Es previsible que quieras tener tu nombre y el de tu empresa en la pantalla. También es verosímil que quieras tener un reloj o un temporizador en la pantalla para que la gente pueda ver fácilmente cuánto circunstancia ha durado la llamada.
Algunos sistemas de videoconferencia tienen la capacidad de incluir en la pantalla los contenidos de las redes sociales. Esto es especialmente útil si estás en una llamada con clientes y quieres proporcionarles alguna prueba social.
Resumir lo que se ha dicho hasta ahora
Mientras escuchas lo que tienen que decir los demás participantes, toma nota mentalmente de lo que se está diciendo. Esto te ayudará a recordar los puntos clave y a incorporarlos a tu respuesta cuando te toque hablar de nuevo. Si eres como la mayoría de la gente, viablemente no recuerdes todo lo que se ha dicho.
Esto es especialmente cierto si estás escuchando algo que no está relacionado con tu profesión. Si crees que te has perdido algo importante, puedes decir simplemente:
"¿Puede repetirlo?" o "¿Puede volver atrás unos puntos?". Si quieres tomarte unos minutos para anotar algunos de los puntos clave que se han planteado hasta ahora, también puedes hacerlo.
Palabras finales
Si la llamada está terminando, querrás dar algunos consejos de última hora. Da las gracias a los demás participantes y termina la llamada diciendo explícitamente: "Gracias y adiós". No querrás cerrar la llamada de forma casual. Debes asegurarte de que los demás participantes sepan que la llamada está llegando a su fin.
Si la llamada ha sido productiva y útil, también puedes ofrecerte a hacer otra llamada en el futuro. Puedes preguntar a los demás participantes si están interesados en hacer otra llamada el mes que viene o en otra fecha y hora concretas.
Si eres el anfitrión de la llamada, también deberás asegurarte de que la llamada finaliza correctamente. Si tienes un temporizador en la pantalla, avisa a los participantes de que la llamada está llegando a su fin. Y termina la llamada dando las gracias a todos e invitándoles a seguir en contacto.
Conclusiones que nos deja este articulo
En general, las videoconferencias requieren mucha comunicación no verbal para tener éxito. Si sigues estos consejos, podrás disminuir el estrés y mejorar tus habilidades de videoconferencia. Con el tiempo, te sentirás más cómodo y seguro durante tus llamadas.